Effizientes Reisemanagement: Einführung einer globalen Lösung
Einführung eines globalen Reisemanagements bei einem großen globalen Rohstoffhändler in der Rolle des Group Cost Managers
Rolle:
Group Cost Manager
Zeitraum (Dauer):
09/2013 bis 12/2014
Unternehmen:
Trafigura
Branche:
Internationaler Rohstoffhandel
Umsatzzahl:
USD 135 Mrd.
Mitarbeitende:
4.500
Situation beim Auftraggeber:
Die erhebliche Reisetätigkeit der Gruppe wurde über (kleine) lokale Reisebüros an den jeweiligen Standorten gebucht.
Unternehmenssitz:
Amsterdam, Singapur
Website:
www.trafigura.com
Verantwortungsbereich:
Globale Reisekosten: USD 38 Mio
3 Mitarbeitende
Auftrag:
Einführung eines globalen Anbieters für Reisebuchungen mit einheitlichem Buchungsprozess
Auswahl eines geeigneten Partners für die globale Ausrollung
27 Länder; rd. 4.000 Reisende
Beendigung der Vertragsverhältnisse mit den lokalen Anbietern
Definition der globalen Travel Policy
Definition und Einführung des Buchungsprozesses unter Berücksichtigung der Travel Policy
Partnerschaft mit einem Zahlungsdienstleister um die Abrechnung der Reisedienstleister global zu standardisieren
Maßnahmen:
Ausschreibung der Dienstleistung für das globale Reisemanagement
Change Management bei der Einführung an den einzelnen Standorten
Definition von Standardberichten die vom Reisedienstleister zu liefern sind
Aufbau eines Kennzahlensystems auf Basis der Standardberichte des Reisedienstleisters
Aufbau eines Analysten-Teams zur laufenden Kosten- und Policykontrolle
Erfolge:
Stärkung der Verhandlungsposition gegenüber wesentlicher Anbieter (Fluglinien), die letztendlich zur Einführung signifikanter Rabatte führte
Volle Kostentransparenz in Hinblick auf die Reisekosten
Steigerung der Policy-Compliance auf > 98%
Besondere Herausforderung:
Die Reisenden waren (standortabhängig) eine sehr persönliche Betreuung gewöhnt, die dann durch Standardprozesse abgelöst wurde. Dieser Change Prozess erforderte einen hohen Betreuungswaufwand
